KI-Agent Outlook
Smarte E-Mail-Automation für produktivere Vertriebs- und Supportteams
Ob im Vertrieb, Kundenservice oder in der internen Kommunikation – Outlook ist in vielen Unternehmen das zentrale Werkzeug. Doch gerade hier verliert man schnell Zeit: beim Sortieren von Mails, dem Schreiben wiederkehrender Antworten oder dem Nachverfolgen von Anfragen. Mit einem spezialisierten KI-Agenten von Prozessmeister machst du Outlook zum smarten Assistenten, der dir stundenweise Arbeit abnimmt – automatisiert, zuverlässig und lernfähig.
Beispielsweise erkennt ein Prozessmeister KI-Agent automatisch Kundenanliegen in eingehenden E-Mails, priorisiert sie nach Dringlichkeit und schlägt passende Antwortbausteine vor – direkt im Posteingang. Oder erfasst relevante Infos aus Mails und überträgt sie direkt in dein CRM-System.
Filtern
KI-Agent erkennt Relevanz und sortiert Mails nach Priorität.
Antworten
Automatisierte Antwortvorschläge für häufige Anfragen.
Übertragen
Extrahiert Daten und speist sie in CRM, ERP oder Ticketsysteme ein.
Deine Inbox – endlich wieder übersichtlich
Der tägliche E-Mail-Stau frisst dir Zeit – und oft auch Nerven. Besonders in Kundenteams oder im Vertrieb gehen wichtige Anfragen in der Flut unter. Hier setzt der KI-Agent von Prozessmeister an: Er analysiert automatisch eingehende Mails, erkennt Schlüsselbegriffe, Ansprechpartner, Stimmungen und Anliegen – und sortiert deine Inbox sinnvoll vor.
Ein zweiter KI-Prozess erzeugt automatisiert passende Antwortvorschläge oder reagiert bei Bedarf sogar selbstständig – etwa bei Standardanfragen zu Lieferzeiten oder Terminen. So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und bleibst bei deinen Kunden schneller im Spiel.
Von der E-Mail direkt ins System
E-Mails enthalten oft wichtige Informationen, die in andere Systeme übertragen werden müssen – etwa in dein CRM, ERP oder ein Ticketsystem. Auch hier hilft der Outlook-KI-Agent von Prozessmeister: Er extrahiert automatisch relevante Inhalte aus Mails, erkennt Anhänge, Deadlines, Adressen oder Kundennummern – und übergibt sie direkt strukturiert in die Zielsysteme.
Zudem kann der KI-Agent Folgeaktionen auslösen: Ein neues Ticket erstellen, eine Erinnerung setzen oder den zuständigen Mitarbeitenden informieren – alles ohne dein Zutun. Das entlastet deine Mitarbeitenden und sorgt für reibungslosere Abläufe.
KI-Systeme speziell für Outlook-Nutzer
Prozessmeister entwickelt keine Standardlösungen, sondern maßgeschneiderte KI-Agenten für deinen Outlook-Alltag. Ob ein Agent, der Verkaufschancen in eingehenden E-Mails erkennt, ein Termin-Koordinator, der deine Verfügbarkeiten prüft, oder ein Agent, der automatisch eskaliert, wenn ein Kunde unzufrieden wirkt – wir bauen exakt das, was dein Team im Alltag wirklich braucht.
Effizienter kommunizieren – geschäftlich erfolgreicher
Wenn du viele Kundenanfragen bearbeitest, ist Zeit bares Geld. Der KI-Agent von Prozessmeister sorgt dafür, dass deine Mitarbeitenden sich auf wirklich wichtige Kommunikation konzentrieren können – denn Standardprozesse laufen im Hintergrund automatisch.
Zudem sorgt der KI-Agent für Transparenz: Wer hat worauf geantwortet? Welche Anfragen sind noch offen? Welche Leads wurden nicht verfolgt? Durch die strukturierte Verarbeitung und Auswertung deiner Outlook-Daten siehst du sofort, wo du nachsteuern kannst – und optimierst deinen Kundenservice oder Vertrieb nachhaltig.
KI-Agent Outlook - Ablauf der Zusammenarbeit
Wir entwickeln Prozesse in drei klaren Schritten – gemeinsam mit dir und angepasst auf deinen Unternehmensalltag.
Analyse deines Outlook-Workflows
Gemeinsam analysieren wir typische Mailprozesse, Engpässe und Potenziale für Automatisierung in deinem Team.
Entwicklung deines KI-Agenten
Wir entwickeln gezielt deinen Outlook-KI-Agenten: von der Mailklassifikation bis zur Anbindung an CRM oder Ticketsysteme.
Schulung & laufende Optimierung
Dein Team wird im Umgang mit dem Agenten geschult. Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung des KI-Agenten ein.
Der KI-Agent analysiert eingehende E-Mails, erkennt Inhalte, Prioritäten und Anliegen. Er sortiert automatisch die Inbox, schlägt Antworttexte vor und leitet Informationen weiter. So reduziert er manuellen Aufwand und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit.
Nein, Prozessmeister entwickelt den Agenten individuell für dich – ohne dass du technisches Vorwissen brauchst. Du bekommst eine schlüsselfertige Lösung, die genau zu deinen Outlook-Prozessen passt. Einrichtung und Anpassung übernehmen wir für dich.
Ja, der KI-Agent lässt sich mit allen gängigen Outlook-Versionen und Office365-Konten integrieren. Voraussetzung ist lediglich ein Zugriff auf dein E-Mail-Konto via API oder Plugin. Wir prüfen die technische Basis im Vorfeld mit dir.
Ja, der KI-Agent analysiert laufend dein E-Mail-Verhalten und passt sich automatisch an. Durch Feedbackschleifen wird er präziser in Klassifikation und Antwortvorschlägen. So wird er mit der Zeit immer effizienter und treffsicherer.
Ja, auf Wunsch kann der KI-Agent standardisierte Antworten automatisiert verschicken. Bei komplexeren Anfragen schlägt er Antwortentwürfe vor, die du prüfen kannst. Du entscheidest, wie viel Kontrolle du behalten möchtest.
